TINTUCAI

Excel Đã Thay Đổi: Hàm Này Không Tính Toán, Nó "Tư Duy" (Và Nó Điên Rồ Hơn Bạn Tưởng)

Đừng bao giờ bắt đầu xử lý dữ liệu dạng văn bản trong Excel thủ công nữa. Excel vừa âm thầm tung ra một hàm mới hoàn toàn, và nó không giống bất kỳ thứ gì bạn từng dùng trước đây: nó không tính toán con số, mà nó thực sự "tư duy".

Hôm nay, chúng ta sẽ không nói về những hàm tính tổng hay VLOOKUP nhàm chán. Chúng ta sẽ cùng nhau "mổ xẻ" hàm =COPILOT mới toanh trong Excel. Đây là công cụ có thể giúp bạn biến hàng giờ đồng hồ ngồi lọc ghi chú lộn xộn, phân tích đánh giá khách hàng, hay dọn dẹp dữ liệu nhân sự thành vài giây ngắn ngủi. Nó giống như việc bạn thuê được một trợ lý ảo siêu việt nhét vào trong bảng tính của mình vậy. Nhưng khoan đã, có một "cú lừa" cực lớn ở đây mà nếu không để ý, bạn sẽ gặp rắc rối to. Vậy hàm này hoạt động thế nào và cái giá phải trả là gì? Hãy cùng tôi đi sâu vào ngay bây giờ.

Cuộc Cách Mạng Của Sự "Lười Biếng" Thông Minh

Hãy tưởng tượng thế này: Bạn đang làm việc tại một nhà máy giấy, hoặc đơn giản là bạn đang quản lý một dự án với hàng tá ghi chú bàn giao ca trực lộn xộn. Bạn có một cái bảng Excel đầy những dòng chữ viết vội, viết tắt, và không theo bất kỳ quy tắc nào.

Ví dụ, một người quản lý ca trực viết thế này: "Sàn trơn... đổ chút xíu... cần dọn trước 2:30. đã báo cáo.".

Trước đây, nếu sếp yêu cầu bạn: "Này, hãy tổ chức cái đống hỗn độn này thành một bảng báo cáo xịn sò gồm: Chủ đề, Mức độ rủi ro, Người chịu trách nhiệm, Hạn chót và Bước tiếp theo," bạn sẽ làm gì?. Chắc chắn là thở dài, pha một ly cà phê và ngồi gõ lại từng dòng một, đúng không? Đó là cách làm thủ công của ngày hôm qua.

Nhưng với hàm COPILOT, mọi chuyện đã khác. Nó làm điều đó ngay lập tức. Nó đọc hiểu từng ghi chú đơn lẻ đó và biến nó thành một kế hoạch có cấu trúc rõ ràng.

Hãy nhìn vào ví dụ "Sàn trơn" lúc nãy. Hàm này tự động tách ra:

Chủ đề: Sàn trơn.

Rủi ro: Trung bình (Nó tự đánh giá dựa trên ngữ cảnh).

Hạn chót: Trước 2:30.

Bước tiếp theo: Dọn dẹp chỗ đổ.

Bạn thấy sự khác biệt chưa? Nó không chỉ "copy-paste" dữ liệu. Nó đang đọc hiểu ý nghĩa đằng sau những dòng chữ đó. Nếu bạn là một quản lý dự án, bạn có thể biến những ghi chú nguệch ngoạc trong cuộc họp thành các hạng mục rủi ro và hành động cụ thể chỉ trong một cái chớp mắt. Về cơ bản, bất cứ khi nào bạn có văn bản tự do cần chuyển thành bảng biểu có cấu trúc, đây là công cụ hoàn hảo.

Nhưng... Có Một Vấn Đề (Và Nó Khá Lớn)

Nghe có vẻ quá tốt để là sự thật, phải không? Và thường thì cái gì quá tốt cũng có "giá" của nó. Có một cái bẫy ở đây.

Đầu tiên, hàm này chỉ khả dụng cho Microsoft 365 nếu công ty của bạn có mua giấy phép Copilot. Đây không phải là món quà miễn phí cho tất cả mọi người. Và điều thứ hai, khiến tôi cảm thấy hơi lạ lẫm, đó là các hàm Excel truyền thống luôn mang tính phổ quát – máy nào cũng chạy được. Nhưng hàm này thì không, nó phụ thuộc vào tài khoản và kết nối của bạn.

Và quan trọng nhất, đây là AI. Nó không phải là toán học chính xác 1 + 1 = 2. Kết quả bạn nhận được là do AI tạo ra, nên bạn bắt buộc phải kiểm tra lại độ chính xác của nó. Đừng bao giờ tin tưởng nó tuyệt đối 100%.

Khám Phá Sức Mạnh Thực Sự: Đào Sâu Vào Dữ Liệu

Bây giờ, hãy thử thách nó khó hơn một chút. Hãy xem nó xử lý logic như thế nào.

Quay lại ví dụ ở nhà máy giấy. Tôi muốn biết "Bước tiếp theo" là gì dựa trên ghi chú.Ghi chú nói: "Sàn trơn... cần dọn trước 2:30. đã báo cáo.".Logic của con người sẽ bảo: "Đã báo cáo rồi thì không cần báo cáo lại. Việc cần làm là dọn dẹp".Hoặc một ghi chú khác về việc thay pin xe nâng trước ca đêm.

Vậy làm sao để ra lệnh cho Excel làm điều này? Cú pháp của hàm này rất thú vị, nó giống như bạn đang chat với Excel hơn là viết mã lệnh.

Chúng ta bắt đầu với =COPILOT.Phần đầu tiên là câu lệnh nhắc (prompt) của bạn, và nó phải nằm trong dấu ngoặc kép. Giống như mọi công cụ AI khác, bạn đưa càng nhiều ngữ cảnh, kết quả càng xịn.

Tôi sẽ gõ vào: "Những ghi chú này là từ quản lý ca trực tại nhà máy giấy. Chúng là nhật ký bàn giao. Với mỗi ghi chú, hãy cho tôi biết bước tiếp theo.".Phần tiếp theo của hàm yêu cầu ngữ cảnh dữ liệu, tức là các ô chứa thông tin. Tôi bôi đen vùng chứa ghi chú và đóng ngoặc. Bùm!

Kết quả trả về cực kỳ thông minh:

Với ghi chú sàn trơn: "Dọn dẹp chỗ đổ trước 2:30".

Với ghi chú xe nâng: "Thay pin xe nâng trước ca đêm".

Điều "ảo ma" nhất là hàm này rất linh hoạt (dynamic). Giả sử tôi sửa lại ghi chú ban đầu, thay vì "đã báo cáo" thành "chưa báo cáo". Ngay lập tức, kết quả cập nhật thành: "Dọn dẹp chỗ đổ VÀ nộp báo cáo". Nó hiểu được sự thay đổi của ngữ nghĩa!

Tuy nhiên, vì nó là AI, kết quả có thể thay đổi mỗi lần bạn chạy lại hoặc khi mô hình AI được cập nhật. Lời khuyên xương máu của tôi là: nếu bạn đã hài lòng với kết quả, hãy Copy và Paste nó dưới dạng giá trị (Paste as Values) để "đóng băng" kết quả đó lại.

Đưa Nó Lên Tầm Cao Mới: Xử Lý Nhiều Cột

Bạn muốn tách một đoạn văn bản dài thành nhiều cột như Chủ đề, Rủi ro, Người sở hữu, v.v.?.Cách làm vẫn tương tự. Bạn nhập câu lệnh nhắc cũ, nhưng lần này, ở phần ngữ cảnh dữ liệu, hãy chọn toàn bộ bảng để AI hiểu được cả bối cảnh về khu vực làm việc hay chức vụ.

Sau đó, trong câu lệnh nhắc, bạn thêm vào: "Tóm tắt kết quả vào các cột sau..." và trỏ chuột vào các ô tiêu đề cột mà bạn muốn.

Nhưng khoan, hãy nhìn xem chuyện gì xảy ra. Đôi khi kết quả trả về bị ít hơn số dòng dữ liệu ban đầu. Nó không đồng bộ với bảng của bạn. Đó là mặt trái của AI. Để khắc phục, bạn phải ra lệnh cực kỳ rõ ràng, ví dụ: "Tóm tắt từng ghi chú một vào các cột sau".

Khi bạn làm đúng, kết quả thật sự ấn tượng. Ví dụ, với ghi chú: "chất rắn đen giảm xuống 61%. Nghi ngờ bay hơi 3. Gọi nhà cung cấp nếu dưới 60%".AI tự động điền:

Chủ đề: Chất rắn đen.
Rủi ro: Cao (Tự đánh giá).
Vai trò: Vận hành lò hơi (Tự suy luận từ ngữ cảnh).
Hạn chót: Nếu dưới 60% (Đây là hạn chót có điều kiện, rất thông minh!).

Kỹ thuật này áp dụng được cho ti tỉ thứ: Sale có thể chuyển ghi chú khách hàng thành kế hoạch chăm sóc, HR có thể chuyển ghi chú phỏng vấn thành bảng đánh giá ứng viên.

Phân Tích Cảm Xúc: Khi Excel Có "Trái Tim"

Một ứng dụng khác mà tôi cá là các bạn làm Marketing hay Chăm sóc khách hàng sẽ mê mệt: Phân tích cảm xúc (Sentiment Analysis). Hãy nghĩ đến hàng ngàn đánh giá của khách hàng về tiệm rửa xe của bạn.

Chúng ta lại dùng công thức =COPILOT.Câu lệnh: "Đây là các đánh giá rửa xe của chúng tôi. Với mỗi đánh giá, hãy trả về..." và tôi chọn hai ô tiêu đề là "Cảm xúc" và "Danh mục".

Kết quả:

"Chỗ tuyệt vời, siêu sạch và nhanh": Cảm xúc Tích cực. Danh mục Chất lượng dịch vụ.

"Trải nghiệm tệ hại. Chủ tiệm không bao giờ liên lạc được": Cảm xúc Tiêu cực. Danh mục Dịch vụ khách hàng.

"Xe tôi bóng loáng nhưng nhân viên thì cáu kỉnh": Cảm xúc Hỗn hợp. Vấn đề là Chất lượng dịch vụ.

Ở ví dụ cuối, bạn thấy có chút vấn đề. "Xe bóng" là tốt, nhưng "nhân viên cáu" là xấu. AI đang bị bối rối khi tôi ép nó chọn một "Danh mục" duy nhất. Nếu tôi sửa tiêu đề cột từ "Danh mục" (số ít) thành "Các danh mục" (số nhiều), AI sẽ thông minh hơn và trả về: "Chất lượng VÀ Nhân viên". Chỉ một chữ "s" thôi cũng thay đổi tất cả.

Và điều tuyệt vời nhất? Vì đây là một hàm trong Excel, bạn có thể kết hợp nó với các hàm khác!.Giả sử tôi chỉ muốn phân tích những đánh giá dài tâm huyết (trên 50 ký tự).Tôi có thể dùng hàm FILTER kết hợp với hàm LEN (đo độ dài) để lọc ra danh sách trước. Sau đó, tôi lồng cái hàm FILTER đó vào trong hàm COPILOT.

Prompt lúc này sẽ là: "Cho tôi biết cảm xúc của các đánh giá sau... Trả về nội dung gốc và lý do tại sao bạn quyết định cảm xúc đó".AI sẽ giải thích cho bạn: "Tích cực vì khách hàng khen xe sạch. Hài lòng vì thường xuyên ghé thăm". Nó giúp bạn phát hiện ra các mẫu (pattern) trong dữ liệu mà mắt thường dễ bỏ qua.

Dọn Dẹp Dữ Liệu: Cơn Ác Mộng Của Mọi Dân Văn Phòng

Ai làm dữ liệu mà chưa từng khổ sở vì dữ liệu không đồng nhất thì chưa phải là dân làm dữ liệu. Ví dụ kinh điển: Chức danh nhân sự.Trong hệ thống HR, người ta nhập lung tung: "Snr Anlst", "Tech Lead", viết tắt đủ kiểu. Trong khi bạn cần đưa nó về chuẩn là "Senior Analyst" hay "Technical Lead".

Thay vì ngồi sửa tay hay viết hàm IF lồng nhau dài cả mét, hãy để Copilot làm.Câu lệnh: "Đây là các chức danh từ hệ thống HR. Hãy chuẩn hóa từng cái về chức danh chính thức gần nhất mà bạn tìm thấy ở đây. Nếu không khớp, trả về rỗng.".Sau đó, bạn chỉ cho nó vùng chứa danh sách chức danh chuẩn.

Kết quả?"Snr Analyst" -> "Senior Analyst" (Độ tin cậy 90%)."Tech Lead" -> "Technical Lead" (Độ tin cậy 100%).Thậm chí nếu tôi gõ bậy bạ vào, nó sẽ trả về rỗng đúng như yêu cầu. Nó cứu rỗi cuộc đời bạn khỏi những công việc nhàm chán nhất thế giới.

Sự Thật Trần Trụi: Ưu và Nhược Điểm

Vậy tóm lại, công cụ này có đáng đồng tiền bát gạo không? Hãy cùng nhìn vào hai mặt của vấn đề.

Về mặt tích cực (Pros):

Nó là một con quái vật trong việc tóm tắt và tổ chức văn bản.

Nó hoạt động ngay trong lưới (grid) Excel, nên dữ liệu của bạn luôn được cập nhật.

Nó tiết kiệm hàng tấn thời gian cho các tác vụ nặng về văn bản và sửa lỗi nhãn dán không đồng nhất.

Nhưng mặt tiêu cực (Cons) cũng không ít:

Nó đòi hỏi giấy phép Copilot đắt đỏ.

Đừng dùng nó cho tính toán: Nó không đáng tin cậy cho toán học, tài chính hay bất cứ thứ gì cần sự chính xác tuyệt đối. Nó là ngôn ngữ, không phải máy tính bỏ túi.

Kết quả có thể thay đổi khi tính toán lại, rất dễ gây hoang mang nếu bạn không "đóng băng" giá trị.

Nó bị giới hạn bởi những gì bạn "đút" cho nó. Nó không nhìn thấy toàn bộ file Excel của bạn hay toàn bộ internet ngay lập tức.

Dữ liệu của nó có thể không cập nhật nhất.

Và nó có giới hạn sử dụng (khoảng 100 lần gọi mỗi 10 phút).

Lời Khuyên Cuối Cùng Cho Bạn

Lời khuyên chân thành của tôi: Hãy dùng Copilot cho các tác vụ nặng về xử lý văn bản. Nó sẽ cứu rỗi sự tỉnh táo của bạn. Nhưng hãy nhớ luôn kiểm tra lại kết quả và Copy-Paste Value khi đã xong.

Copilot là một "hàm hỗ trợ", không phải là "người thay thế". Sự khác biệt giữa một người làm việc bình thường và một chuyên gia thành công vẫn nằm ở kỹ năng cốt lõi. Khi bạn nắm vững các công thức, Power Query, hay thậm chí là Python trong Excel, ngày làm việc của bạn sẽ thay đổi hoàn toàn: ít căng thẳng hơn, ít sai sót hơn và tự tin hơn. AI chỉ là đôi cánh giúp bạn bay cao hơn trên nền tảng kiến thức vững chắc đó mà thôi.

Đừng quên xem video tiếp theo đang hiện trên màn hình, nơi tôi sẽ chỉ cho bạn những kỹ năng Excel cốt lõi mà AI chưa thể thay thế được.

‍